Vacature beleidsmedewerker aankoop (50%)

De Scholengroep Sint-Rembert groepeert de vrije secundaire scholen van Torhout, Lichtervelde, Koekelare en Zedelgem samen met vijftien vrije basisscholen (waarvan een voor buitengewoon onderwijs) in Torhout, Koekelare, Ichtegem, Lichtervelde, Handzame en Zedelgem.  De scholengroep is verder ook actief op het vlak van de voor- en buitenschoolse opvang.

De Scholengroep telt momenteel zo’n 7800 leerlingen en 1170 personeelsleden.  We willen in de scholen voldoende ruimte voorzien om een sterke en vernieuwende pedagogische werking uit te bouwen en bieden op enkele vlakken ondersteuning vanuit de algemene diensten.  Om dit alles verder op een efficiënte manier mee in goede banen te leiden, is de scholengroep op zoek naar een  beleidsmedewerker voor de aankoopdienst.

We hebben o.m. de huidige aankopen:

  •         investeringen in digitale infrastructuur: pc’s, telefooncentrale, draadloos netwerk, kopiemachines, …
  •         investeringen in infrastructuur: didactisch meubilair, speeltoestellen, specifieke machines, rollend materieel, …
  •         aankopen in lopende kosten: schoolmaterialen, schoolboeken, elektrische componenten, maaltijden, …

 

Momenteel verlopen de aankopen door een samenwerking tussen verschillende personen. Daarbij is er zowel ervaring in onze diverse aankopen als juridische en administratieve kennis in de organisatie aanwezig.  De nieuwe beleidsmedewerker aankoop komt ter vervanging van één van de bestaande medewerkers die op 01/09/2020 de scholengroep verlaat. Er is dus een inloopperiode voorzien.

De aankoper werkt nauw samen met de huidige medewerkers en met verschillende diensthoofden en directeurs. Hij/zij rapporteert aan het beleidsteam dat bestaat uit 4 directeurs en/of rechtstreeks aan de Raad van Bestuur.
 

Profiel:

 -      Masterdiploma economie/toegepaste economie of aanverwante met een interesse in cijfers of bachelordiploma aangevuld met relevante ervaring

-        Wonen op een haalbare afstand van de school (algemene diensten: Bruggestraat 23)

-        Interesse om in een schoolomgeving te werken

-        Bij voorkeur ervaring in aankoop en/of een commerciële omgeving.

o   Kennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten is een pluspunt.

o   Ervaring met 3P-software is een pluspunt.

o   Beschikken over onderhandelingsvaardigheden

Kennis van office-toepassingen, m.i.v. gevorderde kennis excel

Taakomschrijving

  -    Op vraag van de directie, diensten en scholen  organiseren en coördineren van de (centrale) aankoop van alle (gegroepeerde) bestellingen en contracten. Je vertaalt de concrete wensen van diensten en scholen in de wettelijke procedures.

Doel: zorgen dat (gegroepeerde) bestellingen zo kostenefficiënt mogelijk kunnen worden aangekocht.

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

o   opmaak van bestekken en uitschrijven van prijsvragen

o   voorbereiden van de gunningsprocedure

o   controle van de ingediende offertes en rapportering met het oog op de gunning

o   globaliseren prijsaanvragen

o   beheren van aankoopcontracten

o   uitvoeren van marktonderzoeken

o   opstellen van lastenboeken

o   contacteren en onderhandelen met leveranciers en hun afgevaardigden

o   eventueel samenwerken met andere besturen voor samenaankoop

 

-        Op vraag van de directie, diensten en scholen overheidsopdrachtendossiers opmaken en procedures opvolgen.

Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

o   opmaken van niet-technische bestekken

o   uitvoeren van marktonderzoeken

o   bieden van technische ondersteuning voor de opmaak van het bestek

o   kandidaten oproepen tot kandidatuurstelling of indiening van een offerte

o   contacteren en onderhandelen met leveranciers en hun afgevaardigden

o   beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten

o   controleren en rapporteren van de vorderingsstaten

 

-        De verschillende diensten helpen juridisch en administratief correcte beslissingen te nemen bij overheidsopdrachten.

Doel: zorgen voor een correcte toepassing van de overheidsopdrachtenwetgeving

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

o   dossiers digitaal verwerken

o   de noodzakelijk administratieve ondersteuning verlenen (verantwoordingsnota’s opmaken, opening prijsvragen, procedures voorstellen, beantwoorden van vragen van raadsleden, hulp bij en controle van gunningsverslagen, de nodige nazorg…)

o   dossiers voor het bestuur helpen voorbereiden, m.i.v. het uitschrijven van een gemotiveerd advies tot beslissing voor het bestuur

 -      Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de scholengroep.

Doel: de scholengroep voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. Je deelt deze opdracht met de juridische dienst.

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

o   de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

o   wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

o   vakgerichte informatie raadplegen

 

Ondersteuning bieden op het vlak van kostenbesparingen bij strategische initiatieven.

Je werkt hiervoor nauw samen met de juridische dienst, die vooral het administratief-juridische voor haar rekening neemt. Het marktonderzoek en de commerciële en cijfermatige aspecten zijn dan de taak van de nieuwe beleidsmedewerker aankoop. Deze taakomschrijving is richtinggevend, maar niet exhaustief.

 Competenties:

 -       Goede schriftelijke en mondelinge communicatie, zowel extern als intern, mondeling als schriftelijk

-        Bereidheid tot voortdurende kennisverwerving

-        Nauwkeurig én planmatig werken

-        Beschikken over de nodige organisatorische en planningsvaardigheden

-        Bereidheid tot samenwerking met diverse diensten en directies waarbij je een groot inlevingsvermogen toont in de behoeften van de diverse diensten en scholen

-        Discretie en neutraliteit hanteren in de eigen werking

-        Beschikken over goede cijfervaardigheden

-        Analytisch denken (informatie verzamelen, verbanden leggen, ordenen, logisch redeneren, ontleden)

-        Zelfstandig kunnen werken.

-        Beschikken over goede onderhandelingsvaardigheden

 

Wij bieden:

 -       We zorgen voor een inlooptraject waarbij jouw verantwoordelijkheden geleidelijk zullen toenemen.

-        Deeltijdse betrekking (50 %)

o   Ofwel binnen het ondersteunend personeel van de scholengroep (betaling via departement onderwijs)

o   Ofwel op de loonlijst van de vzw (PC 225)

-        Aangename en dynamische werkomgeving binnen een social profit organisatie die zich profileert als een schoolvoorbeeld

-        Vakantieregeling: verlof tijdens de herfst- en kerstvakantie, de krokus- en paasvakantie en tijdens de zomervakantie van 11 juli tot en met 15 augustus.  We verwachten wel de bereidheid om af en toe voldoende flexibel te zijn om de druk van bepaalde deadlines te kunnen opvangen.

 

Solliciteren t.a.v. de algemeen directeur (via mail of Bruggestraat 23, 8820 Torhout) voor maandag 16 september  om 12 uur ‘s middags. Er wordt gestreefd naar een opstart vanaf oktober 2019.

 

Meer info bij de algemeen directeur, Ann Stael (ann.stael@sint-rembert.be).

Contact Naam: 
Ann Stael